Importância do orçamento

Por muito tempo se trabalhou nas empresas rurais focando conhecer, identificar e diagnosticar os custos de produção. Infelizmente ainda é a realidade da agropecuária brasileira o pequeno número de empresários que acompanham custos de produção ou fazem anotações corretas de todas as despesas da empresa. Quando há anotações, os diagnósticos ficam mais fáceis de serem obtidos, pois basta aplicar conceitos administrativos para separar custos de despesas e de investimentos, além de classificar as receitas em operacionais e não operacionais. Com dados de no mínimo doze meses, usando alguns critérios de rateio já seria possível identificar o custo de produção daquele período. Ótimo, mas não é o suficiente. Conhecer os custos de produção, embora seja de extrema importância, não é tudo, não faz mais a diferença. É apenas um passo para a boa gestão e um dos rigorosos requisitos para se manter na atividade. Em termos de gestão da empresa, o orçamento é muito mais importante para garantir os resultados. Além do orçamento, a empresa precisa ser eficiente e ágil no gerenciamento do que foi planejado. Um orçamento precisa ser cumprido ou, ao menos, ajustado mês a mês. É essa a previsibilidade de saídas e entradas, assim como o planejamento de como seguir o orçamento que permitirá o sucesso da empresa. Um exemplo fácil de visualizar é o próprio confinamento. Antes de iniciar o confinamento, calcula-se a dieta e chega-se ao custo esperado para a arroba engordada. Geralmente os custos que são apresentados contemplam apenas a dieta, deixando de lado a infra-estrutura, as operações, o pessoal, sanidade e o próprio animal. E mesmo que o custo contemple tudo, há uma diferença crucial entre o custo orçado (planejamento) e aquele efetivo (o que ocorreu). Por isso que em confinamento se diz que o manejo da dieta é tão, ou mais, importante que a formulação. Se não for bem executado, o resultado é diferente do que era esperado. O mesmo raciocínio vale para a empresa como um todo. Porém, com uma dificuldade a mais. Enquanto no exemplo de um confinamento o empresário tem em mãos um projeto restrito, com começo, meio e fim, a empresa toda é um conglomerado de projetos, sem um final. Há apenas um cronograma de atividades ora regido pela fisiologia e pelo clima, ora regido pelo plano de ações. Ainda buscando melhorar o exemplo, observe nas figuras 1 e 2 as participações dos componentes dos custos de produção em uma empresa leiteira e outra de corte; ambas com aplicação de tecnologia. Muitas vezes, quando se inicia o orçamento do próximo período para a atividade, destinamos a maior parte da atenção aos custos diretos: insumos, alimentação, sêmen, produtos veterinários, etc. Nestes itens, dificilmente o produtor erra, pois como o próprio nome diz, trata-se de custos diretos. Geralmente o orçamento “fura” nos itens mais difíceis de prever. São eles: as operações de rotina, combustíveis, manutenções e, inclusive, o custo dos funcionários. Aí que o produtor deve destinar grande parte da atenção no momento do orçamento. Sempre, durante o ano, uma parcela de cercas, estradas, taboas de currais, equipamentos, maquinários, casas de funcionários precisarão ser reformados ou consertados. Não se trata de pessimismo ou otimismo, isso é fato. Acontece em todas as empresas, aconteceu em anos anteriores e acontecerá novamente, nos próximos meses. Por isso é preciso estabelecer um plano, baseado em um inventário dos bens da empresa. Apenas como exemplo, recentemente, ministrando um curso de planejamento orçamentário para diversos técnicos especializados em pecuária leiteira, passei um exercício para montarem uma pequena propriedade. Decidiram pegar um caso real, de alguém na sala que queria investir. Planejaram tudo, tecnologia, pastagens, volumosos, funcionários, etc. Chegaram a uma estimativa de que o custo de produção seria de R$0,68/litro. O trabalho da sala estava perfeito. Imagine quantas pessoas para lembrarem. Findo este exercício, resolvi apresentar outro: “Agora vamos memorizar e inventariar tudo que existe em uma propriedade de leite com tais características:”. Demorou, mas listamos tudo que poderia ter nessa pequena empresa. Apenas a previsão de manutenção direta destes bens “inventariados” seria suficiente para elevar o custo de produção em R$0,06/litro. Se incluíssemos as depreciações dos bens que ficaram esquecidos, o custo total aumentaria em R$0,08/litro. Resumindo, o empresário erraria o planejamento e provavelmente operaria no prejuízo. Bom, voltando ao exemplo desta aula, o interessante é solucionar o problema que foi antecipado. Foi antecipado pois vimos que daria prejuízo. Qual seria a saída? Aumentar a tecnologia adquirindo animais mais produtivos e intensificando o plano nutricional. Foi interessante finalizar o exercício adequando à empresa de maneira que ficasse lucrativa e que os investimentos “coubessem” no tamanho do bolso. Veja o rigor da qualidade gerencial que uma empresa rural demanda. Além de tudo, do plano, orçamento, cuidados, execução e todas as outras exigências administrativas, o empresário ainda é vulnerável às adversidades climáticas e biológicas. Isso sim é ramo difícil de administrar.