Carta Gestor - PDCA: o ciclo virtuoso

O ciclo PDCA é uma ferramenta gerencial de controle e melhoria contínua de processos. O PDCA visa atingir as metas essenciais para a manutenção e crescimento de uma organização de forma sustentável, e pode ser uma importante ferramenta de auxílio à decisão.

O ciclo PDCA foi desenvolvido para ser utilizado como um modelo dinâmico. A conclusão de uma volta do ciclo deve dar início ao próximo, e assim sucessivamente. O espírito de melhoria contínua permite que as ações sejam reanalisadas e um novo processo de mudanças pode ser deflagrado.

Nesta edição, apresentamos os benefícios do PDCA para os sistemas agropecuários. Será exemplificado um Plano de Ação para um confinamento e algumas possíveis ferramentas de controle dos processos.

A sigla PDCA representa as palavras em inglês Plan, Do, Check, Act. Em português: Planejar, Fazer/Executar, Checar/Avaliar, Agir. Estas são as etapas chave definidas pela ferramenta. Figura 1.

PLANEJAR

A primeira etapa é o planejamento. Nesta fase o produtor deve estabelecer um plano de ação com objetivos e os processos e caminhos necessários para que sejam atingidos. Devem ser analisados os problemas que possam prejudicar o atingimento de metas, os fatores que influenciam o processo produtivo e a forma de ajustá-los. Deve ser feita sem pressa e de forma cautelosa por ser a principal etapa do ciclo.

No plano de ação devem estar respondidas as seguintes perguntas:
O que fazer? Quem irá fazer? Quando fazer? Onde fazer? Por que fazer? Como fazer?

Ao responder claramente estas perguntas, evita-se que falhas venham a ocorrer nas próximas etapas do ciclo. O alinhamento com toda a equipe envolvida e a sua participação na definição do plano de ação e mecanismos de alcance de metas é fundamental para o funcionamento do ciclo.

A definição de indicadores que avaliam os processos é essencial para análise futura do que foi planejado.

Os indicadores podem ser produtividade, lucro, ganho de peso, mortalidade, consumo diário, acabamento de carcaça, custo da ração, custo das operações, etc.

EXECUTAR      

A segunda etapa do ciclo é a execução do plano de ação. As principais atividades desta fase são o treinamento da mão-de-obra para executar as tarefas previstas no plano de ação, e a execução dos meios propostos para que as metas sejam atingidas.

É importante que o plano previamente definido seja executado e controlado, para que possam ser feitas melhorias no futuro.

CHECAR

A terceira etapa do ciclo consiste em checar e verificar a execução das atividades. Os resultados obtidos devem ser monitorados e avaliados. O importante é confrontar os resultados das ações e as maneiras que foram executadas as atividades.

Esta etapa pode ser feita concomitantemente à execução das atividades ou após o término das mesmas, verificando erros ou falhas que possam ter ocorrido nos processos.

A elaboração de relatórios específicos para cada um dos indicadores e depois uma análise contemplando todos os índices servem como insumo para o desenvolvimento da próxima etapa.

AGIR

A quarta etapa do ciclo é a ação. Devem ser tomadas providências baseadas nas avaliações e relatórios obtidos sobre a execução dos projetos.

As ações devem ser tomadas em função dos resultados obtidos e erros e ineficiências identificadas. Neste caso, o plano deve ser reajustado e reestruturado para o ciclo seguinte.

Um exemplo de planejamento

A etapa de planejamento é decisiva para o sucesso do PDCA. Na tabela 1, apresentamos um plano de ação para um confinamento. Foram definidas as metas, os agentes, o momento que deve ser feito, o local, os benefícios e implicações da ação, e a maneira como deve ser executada.

A tabela é uma simples apresentação de algumas atividades que devem ser planejadas em um confinamento. É importante lembrar que cada medida pode ser desdobrada em outras ações que compõem esta atividade, e a cada volta do ciclo o detalhamento deve ser mais completo, pois serão identificados diversos fatores de interferência nos processos.

A elaboração do plano de ação envolvendo toda a equipe pode ser de importância fundamental para a execução e controle das atividades. Estimular uma tempestade de ideias (brainstorm) durante esta etapa é uma ferramenta interessante para obter processos mais eficientes e executáveis.

Em conjunto a isso, o alinhamento sobre o quê, como e o por quê de cada atividade é maior quando se agrega a equipe neste momento de decisão. Além disso, facilita o treinamento e compreensão das atividades pelos colaboradores.

Avaliando os resultados

Para analisar os resultados das medidas planejadas, devemos usar indicadores que sejam capazes de identificar erros e falhas. As mensurações podem ser feitas durante ou após o término do processo.

Como exemplo, listamos na tabela 2 alguns indicadores capazes de avaliar o sucesso da execução do plano de ação e o resultado obtido.

Mecanismos de controle devem ser estabelecidos também durante o plano de ação. O modo de obtenção e o responsável por isto devem ser definidos previamente.

 Avaliação final e considerações

Através de análises e relatórios de indicadores de todos os processos, é possível identificar falhas e pontos de melhoria. O estudo de causas e fatores de interferência permite que se tomem ações de ajustes para o próximo plano de ação.

Por ser contínuo, o ciclo PDCA deve gerar melhorias a cada volta. O plano de ação tende a ficar mais detalhado e a complexidade das atividades aumenta.

Porém, desta forma, será possível obter melhorias contínuas no sistema de produção e elevar o lucro da propriedade.