Carta Gestor - Registros: o passado e o futuro da sua fazenda

É um trabalho silencioso e pouco reconhecido. Por vezes, tratado com desdém por aqueles que têm na intuição gerencial sua maior confiança.

Porém, a manutenção de registros é uma das atividades primordiais de uma fazenda bem gerida e bem-sucedida.

Nesta edição da Carta Gestor trouxemos considerações a respeito da manutenção de registros e suas vantagens.

Porque manter registros?

Manter o histórico das operações é necessário em função de questões legais, financeiras e de impostos, e também para um registro permanente do negócio agropecuário, que possibilite o monitoramento, a análise e o planejamento.

Não é preciso dizer da importância destes controles se você faz parte de algum tipo de programa de certificação ou de rastreabilidade.

Mantenha simples

Mantenha seus registros simples e concisos e só registre as informações que irá realmente usar.

Isto vale tanto para os aspectos físicos (estoques, por exemplo) como os financeiros.

Estes controles devem ser transferidos para um tipo de "resumo", para a veloz interpretação.

Informática

Apesar de existir uma enormidade de produtores que fazem seus registros manualmente, a utilização da informática é cada vez mais comum.

Os principais benefícios do uso dos computadores são a agilidade e a segurança.

A agilidade vem do fato da possibilidade de interligar informações, calcular indicadores e acessar dados rápidamente.

Sabe aquele papel com anotações que estava na caminhonete e que não consegue achar? Pois bem, com a informática podemos arquivar os controles em backups, sejam eles em discos rígidos ou armazená-los em "nuvens" de informação, um serviço muito bom, seguro e barato. Isso é segurança.

Nossa recomendação a respeito da informática é que comece a utilizá-la gradualmente e de acordo com o nível de conhecimento disponível. De nada adianta adquirir um "super" software se não conseguir operá-lo.

Porém, é desejável que ao longo do tempo as habilidades dos gestores se desenvolvam neste sentido. Dessa forma, se ganha eficiência e poder analítico.

Tipos de registro

Não é o objetivo deste texto detalhar os tipos de registros que devem ser feitos. Porém, como importantes controles podemos citar:

- Preço e quantidade dos produtos comprados: sempre controle a quantidade e o preço dos produtos que adquirir, bem como dos desembolsos relacionados aos investimentos. Registrar estes dados permite uma boa organização dos custos variáveis, investimentos e a realização de um orçamento para o ano seguinte ou próxima leva de investimentos;

- Manejo do rebanho: calendário de vacinação e reprodução, por exemplo. Isto organiza os trabalhos, bem como facilita a checagem de sua realização;

- Informações de piquetes: produtos aplicados, detalhes do manejo da forrageira, informações do lote de bovinos, etc.;

- Evolução de rebanho: controle da quantidade de animais por categoria, incluindo nascimentos, mortes, compras e vendas;

- Detalhes da compra e venda de animais: data, origem, destino, preço e volume.

Considerações finais

Se ainda não tem controle ou registro da sua atividade, sugerimos que veja quais informações são essenciais para sua gestão e decisão, e comece por estas, do seu jeito.

Depois, busque formas de aprimorar estes controles, treine e envolva a equipe.

Sem perceber, estará envolvido nesta prática, que, com certeza, ajudará a controlar de perto a operação, planejar e tomar as melhores decisões.