Carta Gestor - Controle de dados: O limite entre tomar decisão ou tomar tempo

Falar dos resultados médios da pecuária como uma base de potencial para atividade é um perigo.  No Brasil temos fazendas produzindo mais que 25 @/ha/ano, gerando lucro superior a R$1.300,00/ha/ano, por outro lado, a média de produção nacional fica na casa de 4 @/ha e o lucro próximo em R$150,00/ha. Existem fazendas onde um colaborador de campo cuida de 400 cabeças e em outras cuida de 1,3 mil. Tem gente que desmama 84,0% de tudo que entrou em reprodução enquanto a média não chega em 60,0%, e por aí segue! 

Ou seja, os resultados médios representam a atividade no nosso país, porém, nem de perto, retratam o que de fato pode ser a pecuária. Ter a fazenda transformada em números é um dos grandes indicadores de profissionalismo e como diria Peter Drucker: “tudo que pode ser medido, pode ser melhorado”. Pensando em tudo isto, vem a questão que me acompanhou durante muitos anos: Por quê a maioria das fazendas não mede como deveria? Depois de muito refletir, a resposta saltou a meus olhos. Não mede porque não existem metas claras à serem acompanhadas e ponto final. 

Quando fazemos nosso diagnóstico inicial, apenas 4,0% das propriedades apresentaram rotinas saudáveis de acompanhamento de resultados. Essa lacuna é consequência direta da falta de plano de produção. Quem tem meta, por mais simples que seja, quer atingi-la e para isso precisa fazer anotações e acompanhar se está próximo de seu objetivo. Meta e controles são fatores que estão intrinsicamente ligados. 

Por exemplo, em uma fazenda há uma expectativa de mortalidade de animais jovens de 1,0% ao ano, ou 0,083% ao mês (1,0% ÷ 12 meses).  No primeiro mês, o índice foi de 0,12%. Caso isso se mantenha, no fechamento do ano, a mortalidade será 44,0% acima do previsto. Com o acompanhamento, essa informação não será uma descoberta tardia e podem-se buscar alternativas corretivas como atualizar o cronograma sanitário, revisar o lote, fazer uma mudança no manejo, etc.

O monitoramento permite a ação no momento dos desafios.

Ao se falar em controle, erroneamente, muito se associa a trabalho extra, fiscalização e tempo perdido. Isso existe quando a informação coletada deixa de se transformar em uma decisão. Para que o controle se torne orgânico, é importante devolver a informação transformada para quem executa a tarefa de coletar os dados. A comunicação e transparência geram na equipe esclarecimento sobre o motivo das anotações, auto cobrança para atingir a meta estipulada, criatividade e motivação.

O ponto de partida para executar os controles na pecuária deve considerar três grandes grupos: zootécnico, financeiro e de execução das tarefas. Resumimos tudo em quatro medidas iniciais. Elas poderão se desdobrar conforme a necessidade de cada projeto.

Na frente zootécnica, será preciso cumprir a previsão de venda. Em número de cabeças e peso. Na questão financeira, o principal está em saber se o faturamento bateu no esperado e desembolso (custeios + investimentos) estão dentro do limite previsto. Por fim, a execução de tarefas é o acompanhamento semanal da equipe. Trata-se de uma reunião com uma lista de atividades previstas e executadas. É nessa hora que o líder compartilha dados, mostra que informações se transforam em atitude, orienta e colhe particularidades que podem identificar problemas pontuais. O papel do líder é revisar os combinados e atualizar a todos para as ações da próxima semana, mantendo a equipe motivada e direcionada para atingir a meta esperada. E como é bom quando todos conseguem! 

Dentre as muitas fazendas acompanhadas, não há irmãs gêmeas, cujos índices controlados e as metas sejam exatamente iguais. Cada um tem sua realidade de clima, solo e pessoas e o volume de controles varia mesmo entre projetos muito parecidos. Atividades mais robustas e com maior lotação e desembolso, por exemplo, necessitarão de maior número de controles do que fazendas mais extensivas e com menores gastos. Por outro lado, há uma regra geral que torna o controle atrativo. Independente da complexidade da operação, só se deve controlar as informações que possam ser transformadas em decisões. 

Enquanto uns controlam pouco, outros controlam demais. Sem medo, deve ser abolida a coleta de informações que se transformam em séries históricas e não geram decisão. O controle precisa ser fácil e para isso é preciso ser crítico e ter uma assessoria técnica para avaliar os índices necessários. O próprio projeto apontará para as necessidades e o que realmente gera impacto na atividade. Vale mais controlar o gasto de combustível por equipamento e identificar possíveis problemas de operação ou destrinchar uma conta telefônica para descobrir quem fala mais? Os dois geram despesa, mas qual tem maior impacto na gestão? 

Polemizando ainda mais, sugiro um teste para prever quais índices deverão ser acompanhados. A pergunta é simples: Qual decisão tomo com esta informação? Gaguejou para responder, não precisa! Muitas vezes numerar todo o rebanho pode fazer mais parte do problema do que solução. De que serve ter todos os animais numerados se não são emitidos relatórios periódicos de desempenho individual. De que vale todo esforço em numerar se ao embarque eles não são “romaneados” e dados baixa num software onde a quantidade não bate com o estoque do campo? 

Com os controles quantitativos do rebanho (entradas, saídas e saldo) obtemos mais de vinte indicadores técnicos do rebanho que quando avaliados conjuntamente com as movimentações financeiras, conseguimos gerar, com exatidão de segunda casa da vírgula, qual a produção de arroba, quanto custou cada arroba, qual foi a margem por animal e qual foi o lucro final da fazenda. Tudo isso de uma forma periódica, simples e muito eficaz, sempre acompanhando se ocorreu aquilo que gostaria que ocorresse. 

O importante é monitorar o que vale a pena para a decisão e tornar a prática do controle, uma rotina. Afinal, o controle serve para decidir e não para tomar tempo.