Carta Gestor - Ciclo vicioso de resultados - Entendendo o PDCA e sua importância

O mercado vem mudando e ficando mais competitivo, com destaque à pecuária, graças à ampla concorrência existente e a mudança no estilo dos consumidores, cada vez mais exigentes. 

Para se obter resultados positivos, em qualquer empresa ou fazenda, é necessário planejamento, organização, direção e controle, com o uso de indicadores de desempenho, além de identificação dos pontos negativos e positivos do negócio.

Para isso, ferramentas de gestão auxiliam no estabelecimento de metas e controle de índices zootécnicos, que ajudam a dissolver os gargalos na produção. 

Criado na década de 30, e popularizado na década de 50 por William Deming, o ciclo PDCA se tornou uma das principais ferramentas de gestão de pessoas e processos, sofrendo modificações ao longo dos anos.

PDCA – Plan, do, check, act

Carro chefe no que diz respeito às ferramentas de gestão, o ciclo PDCA consiste em quatro passos que se repetem em um ciclo:

Planejamento (P) - deve-se estabelecer um plano de ação com objetivos e processos para atingi-los. Essa é a principal etapa do ciclo e deve ser feita sem pressa, considerando os problemas que podem prejudicar essas metas e formas de ajustá-los.

Cabe nesse ponto responder, essencialmente, as seguintes perguntas: O que fazer? Quem irá fazer? Quando irá fazer? Onde fazer? Por que fazer? Como fazer?  

Quando essas perguntas são respondidas, evitamos que ocorram falhas nas próximas etapas do ciclo. Torna-se fundamental nesse processo um alinhamento com a equipe envolvida e a participação na definição do plano de ação e mecanismos para alcançar as metas.

E, para isso, definir indicadores que avaliem os processos é essencial para uma análise futura do que havia sido proposto.
Esses indicadores podem ser produtividade, lucro, ganho de peso, mortalidade, consumo diário, acabamento de carcaça, custo da ração, custo das operações, etc.

Executar (D) – Como o nome descreve, chegou a hora de pôr a mão na massa e executar o planejamento. A ideia é trazer, nessa fase do processo, treinamento à mão-de-obra para execução das tarefas propostas e a execução dos meios para se atingir as metas.

É essencial nessa fase que o plano definido seja executado e controlado, para que, ao longo do ciclo, ocorram melhorias nas formas de execução.

Checar (C) – Devemos checar e verificar. Aqui devemos monitorar e avaliar os resultados obtidos. O objetivo é comparar os resultados e as maneiras de execução das ações com o planejamento proposto.

Essa etapa pode ser consorciada com a etapa anterior ou após seu término, verificando erros ou falhas que podem ter ocorrido nos processos.

Elaborar relatórios para cada indicador, trazendo uma análise completa desses índices, subsidiam o desenvolvimento da próxima etapa.

Agir (A) – Olhar para os resultados e, a partir deles, tomar medidas.

Essas ações devem ser tomadas com base nos resultados, nos erros observados e nos processos que identificados como ineficientes. A partir disso, o plano será ajustado e reestruturado para o ciclo seguinte.

Planejamento em prática

O planejamento é decisivo para o sucesso ou insucesso de um PDCA. Na tabela 1 está apresentado um plano de ação para um confinamento de bovinos. Nesse planejamento, são definidas as metas, os agentes, o momento, o local, os benefícios e implicações e o modus operandi.

Tabela 1. Exemplo de plano de ação para algumas etapas do confinamento.

Fonte: Scot Consultoria – www.scotconsultoria.com.br

A tabela é uma representação simples de rotinas que devem ser planejadas em um confinamento.

Cabe ressaltar que cada medida pode ser desdobrada em outras ações que compõem aquela respectiva atividade e, a cada volta do ciclo, devemos ter um detalhamento mais completo, pois novos fatores que interferem nos processos serão identificados.

Elaborar um plano de ação que envolva toda a equipe é essencial para executar e controlar as atividades. A ação pode estimular, durante essa etapa, o surgimento de uma série de ideias que tornem os processos mais eficientes e rentáveis.

E, além disso, ao trazer a equipe para dentro da tomada de determinadas decisões dentro dos processos, pode-se aumentar o engajamento da equipe, tornando o treinamento e a compreensão das atividades pelos colaboradores mais leve.

De olho nos resultados

Para avaliar os resultados das medidas propostas, indicadores capazes de identificar os erros e as falhas devem ser utilizados. Essas mensurações podem ocorrer durante o processo ou findado o processo.

Na tabela 2 são listados alguns indicadores capazes de avaliar o sucesso da execução do plano de ação e o resultado obtido.

Tabela 2. Indicadores de resultados das atividades propostas.

Os mecanismos de controle, o modo de obtenção e o responsável por isso devem ser definidos durante o plano de ação, previamente.

Considerações finais

Realizar constantemente análises e relatórios de indicadores de todos os processos torna possível evidenciar falhas e pontos de melhoria. Através disso, é possível tomar decisões e ajustar o próximo plano de ação.

Tratamos o PDCA como um processo contínuo, que deve trazer melhoras a cada volta do sistema e tornar o plano de ação cada vez mais detalhado.

Através de sua adoção é possível obter melhorias contínuas no sistema e aumentar a lucratividade e produtividade na propriedade.